סעיף 26 לחוק חופשה שנתית, התשי"א-1951 (להלן - חוק חופשה שנתית), קובע כי מעביד חייב לנהל פנקס חופשה, בו ירשמו ביחס לכל עובד הפרטים הבאים (שנקבעו בתקנות חופשה שנתית (פנקס חופשה), התשי"ז-1957:
שם, שם אב, שם משפחה, מספר ת.ז, תאריך התחלת עבודה, מועד החופשה שניתנה, דמי החופשה ששולמו ותאריך התשלום, תאריך בו חדל העובד לעבוד, פדיון חופשה ששולם ותאריך התשלום.
החובה לנהל פנקס חופשה תחול על כל מי שמעביד - לצורך עסק, משלח יד או שרות ציבורי, עובד שסעיף 3 לחוק חופשה שנתית חל עליו (סעיף הקובע את אורך החופשה המגיעה לעובד).
לפיכך, אם עובד יצא לחופשה והמעביד לא ניהל רישום בעניין (כפי שמחוייב בחוק ובתקנות), יוכל העובד לטעון בשלב מאוחר יותר כי לא היה כלל בחופשה, והנטל להוכיח אחרת יהיה על המעביד.
כך למשל, בד"מ 5660/03 מונזר כראמה נ. חברת פולו מ. אחזקות ושרותים (ניתן ביום 11.1.2004 בבית הדין האזורי לעבודה בירושלים), נפסק כי מעביד אשר לא ניהל פנקס חופשה ובנוסף, לא ערך מעקב אחר ימי החופשה המגיעים לעובד בתלושי השכר, יחוייב בתשלום פדיון ימי חופשה שנתבעו על-ידי העובד.
