מאז שהחלו בבניית המגדלים הגבוהים היוקרתיים והמודרניים כגון מגדלי אקירוב, פרויקט YOO פרויקט צמרת וכדומה נוצר צורך בגוף מקצועי יותר מוועד בית או אב בית לצורך ניהול וטיפול בבניין כדי לשרת את הדיירים.
הבניינים החדשים הרבה יותר משוכללים טכנולוגית מבעבר ודורשים הרבה יותר ידע מקצועי ומיומנות בתפעול המערכות השונות והמורכבות. חברות ניהול תופסות את מקומן בתחזוק השוטף של הבניין. חברות הניהול מציעות היום הסכמים שונים ומגוונים לניהול ואחזקת הנכס, וישנם מספר פרמטרים אותם צריך לבדוק לפני חתימה על הסכם עם חברת הניהול:
- מבחינה עקרונית, חוזה מטרתו להבהיר את המוסכם בין הצדדים. כל הסכם/חוזה צריך להיות הסכמה ברורה ומובנת לצדדים החתומים. יש נטייה לנסח חוזים בשפה "מקצועית" (בשפה גבוהה) ולא מובנת . בשל רצוננו לא להיראות טיפשים שלא מבינים את השפה "המקצועית" חותמים על חוזה שלא הבנו אותו באופן מלא.
- יש לבדוק מול מי חותמים. האם חברת הניהול מקצועית מספיק בהכרה ותפעול המערכות השונות? האם יש לחברה תקן בקרת איכות (כמו ISO)? יש לציין כי ריבוי מערכות הקשורות לנושא בטיחות מצריך ידע מקצועי רב בתחום.
- עבור מה אתם משלמים? מהוא אופן בנית התקציב לבניין? קיימים שני אופני חישוב תקציב: האחד נקרא COST + אחוזים. שיטה זו יוצרת קונפליקט אצל חברת הניהול בין הרצון להרוויח כמה שיותר ובין רצון הלקוח להוזיל את עלויות האחזקה. בשיטה זו ככל שעולים עלויות האחזקה של הבניין עולה רווח חברת הניהול בהתאם מאחר שהא נגזרת מעליות האחזקה. האופן השני נקרא "דמי ניהול קבועים" ובו מקבלת חברת הניהול סכום קבוע עבור שירותי הניהול וסכום עבור הוצאות האחזקה. בשיטה זו דואגת חברת הניהול להוזיל את תקציב הבניין כי בזה נבחנת רמת האמינות והמקצועיות שלה.
- בהירות בנוגע לבניין ולשטח. ההסכם צריך להכיל בברור את הבניין/חלקה והשטח המדויק אשר מקבל את השרות. סעיף זה חייב להכיל פרוט מלא ומדויק של השטחים הציבוריים כלומר להגדיר מהו הרכוש המשותף אשר הינו חלק מההסכם כדי למנוע קונפליקטים שקורים בהרבה מקרים כשההסכם לא מפורט וברור.
- פירוט השירותים- לרוב פירוט השירותים מופיעים כנספח לחוזה כיוון שהוא מותאם לצרכי הבניין ולבקשת הלקוח. בנספח זה יפורטו כל השירותים האמורים להתקבל באופן מלא וברור על-מנת למנוע מחלוקות בעתיד.
- הכנת דוח סוקר. זהו דוח מקצועי המפרט את מצב המערכות בבניין, את צפי ההשקעות במערכות, ליקויים ותקלות צפויות. באחריותה של חברת ניהול ואחזקה להגיש דוח כזה, זהו דוח שעל פיו נקבע התקציב וניתנת הצעת המחיר. הדוח מאפשר הכרות מעמיקה עם מצב הבניין. על בסיס הדוח מחליטים הצדדים האם הם רוצים לשפר את מצב הבניין או להשאירו במצב הקיים.( ע"פ רמת הדוח יש אפשרות לראות את רמת המקצועיות והאמינות של חברת הניהול)
- תקופת ההסכם. תקופה זו זה להכיל באופן מדויק את תאריך תחילת וסיום ההסכם. בנוסף סעיף זה מכיל את האפשרות לבטל את ההסכם בהתראה של 90 יום. זמן זה מאפשר לשני הצדדים להתארגן כראוי.
לסיכום, ההסכם בין בעל הכנס לבין חברת הניהול צריך להיות ללא כל עמימות, באופן שלא משאיר חלקים שאינם ברורים לאף אחד מהצדדים. בהירות ושקיפות מונעת תקלות וחוסר הבנה, זהו מצב שבו כולם מרוצים, הלקוח מעריך את השרות שהוא מקבל וחברת הניהול מתנהלת באופן מקצועי, אמין והולם.
