מקובל לחשוב שניהול סניפים הוא כאב הראש הייחודי לרשתות קמעונאיות, אולם כל עסק שמנוהל ממספר מיקומים נכנס לקטגוריה הזאת. לאחרונה התופעה הולכת ומתרחבת, ולפי תחזיות צפויה להמשיך ולהתרחב.
הטכנולוגיה כיום מאפשרת לכל עסק ממוצע להעסיק לפחות חלק מהעובדים שלו מכל מקום בישראל ובעולם על בסיס קבוע. דוגמה לכך היא עסק חדש בתחום הפורקס, שהבעלים שלו, ישראלי והונגרי, פועלים ממיקום משותף בלונדון, במקביל למקום מגורים גיאוגרפי (שונה) של כל אחד מהם. במקרים כאלה העסק יתמודד עם צרכים שונים מכפי שמקובל בניהול עסק "מסורתי" וכל ניסיון לחתוך בהוצאות ולייעל את העבודה חייב לצאת מנקודת מבט חדשה.
ההישענות על אמצעי תקשורת אינטרנטיים הולכת וגדלה ככל שהעסק יותר מבוזר.
רשתות קמעונאיות
הנקודה הרגישה ברשתות קמעונאיות היא נושא התקשורת בין הסניפים, ובמיוחד בין הקופות הרושמות. פתרונות התקשורת עולים לרוב ביוקר ונראה כאילו לא ניתן להיפטר מההוצאה הכפויה הזאת. עם זאת, פתרונות מחשוב חדישים, ששייכים למגמת מחשוב ענן, מאפשרים כיום לנהל קופה רושמת, מלאי, הנהלת חשבונות, וכל היבט אחר של עסק קמעונאי באופן משותף לסניפים, "און ליין"- מכל מקום בארץ או בעולם. כך למשל פועלת רשת וותיקה בתחום ההלבשה, שיש לה 10 סניפים ברחבי הארץ.
במחסן הראשי של החברה, כל פריטי הלבוש מקבלים ברקוד ותמחור, מוזנים למערכת, ומשם מופצים לסניפים. רשת תקשורת שמחברת בין כל החנויות וגם בין החנויות לבין המחסן הראשי מאפשרת תצוגה של פריסת מלאי רשתית בזמן אמיתי. כל פריט שנמכר, בכל חנות, בכל זמן, מעדכן אוטומטית את רישומי המלאי. וכאשר אוזלות חולצות קיץ אדומות בסניף תל אביב, ניתן לראות בלחיצת כפתור, אם אותו פריט קיים בחנות בחיפה או במחסן, ולהזמין אותו לחנות. בנוסף, מההיבט הפיננסי - כל מכירה מעדכנת מייד את רישומי ההכנסות. כך יכולים מנהלי הרשת לקבל דוח הכנסות עדכני בכל שעה, לגבי כל סניף, ולגבי הרשת כולה. הפיקוח ההדוק על ההכנסות וההוצאות, מציב את מנהל הפירמה בעמדה, שבה הוא יכול להביא את הנזילות למצב אופטימאלי, ולחזק כמובן את החוסן הכלכלי של הרשת.
שם המשחק הוא יעילות ומהירות. עם פתרונות מחשוב בענן, אפשר לקחת את הניהול צעד קדימה, ולקבל את הנתונים מכל מקום - כל מה שצריך זה חיבור פשוט לאינטרנט.
בעבר, תקשורת מיידית בזמן אמיתי נחשבה להוצאה כבדה עבור העסק. כתוצאה מכך, עסקים קטנים-בינוניים שהתקשו לעמוד בעלויות נאלצו לוותר על אפשרות זו. זה חייב אותם לנהל כל היבט של העסק עם תוכנת נישה נפרדת. כיום המצב שונה. תמורת דמי מנוי חודשיים ניתן לנהל רשת חנויות בצורה חכמה ומתקדמת, על-ידי מערכת אחת מקוונת, שמותקנת על שרת מרוחק (בענן) ומספקת פתרון היקפי. רמת מחירים נוחה מאפשרת לכל סוג של עסק לעמוד בהוצאה, והגמישות עצומה— ניתן להוסיף או להוריד עמדות וקופות לפי הצורך, ובמקביל התשלום משתנה בהתאם. בסופו של דבר, המשמעות היא: הרבה פחות תקלות ניהוליות ומצבים של צוואר בקבוק, התמקדות בצמיחת העסק, וקבלת החלטות מהירה.
עובדים מחוץ למשרד
במקרים בהם עובדים ממוקמים מחוץ למשרד, יש יותר פתרונות, החל משירותי Exchange ו-CRM אונליין, שכבר הפכו לשירותים נפוצים ומוכרים על-ידי רבים - אך לא רק. למרבה ההפתעה, עסקים קטנים ובינוניים רבים משתמשים דווקא במערכות ERP. עובדה די מפתיעה בהתחשב בכך שמערכות ERP נחשבות נחלתם של עסקים גדולים מאוד. הדעה הרווחת היא שמדובר במערכות מסורבלות, כבדות ואפילו טרדניות למשתמש במשרד. מערכת ישראלית, שנמכרה בעבר ל-SAP, הולידה את SAP Business One, או בקיצור SBO - מערכת ERP "לייט" המותאמת לעסקים קטנים ובינוניים. המילה ERP מעוררת תגובות רבות, חלקן מסתייגות, אולם כשזה מגיע לחיסכון בעלויות תפעוליות המערכת הזאת משאירה את המתחרים מאחור.
בעסק מבוזר, כאשר העובדים נמצאים במיקומים שונים (באופן מלא או חלקי), נקודת המפגש המשותפת שלהם ושל המנהלים מתרחשת במידה רבה במחשב. לכן זמינות נתונים מכל מקום בכל זמן ושיתוף הן יכולות הכרחיות. בנוסף, נושא האבטחה הוא קריטי. כאשר כל כך הרבה נתונים עסקיים זורמים ברשת, בעל העסק חייב לדעת שהוא עובד עם מערכת יציבה ואמינה. עסקים מבוססים במידה רבה על נתונים, כך שאובדן, או גניבה של נתונים פשוט לא באים בחשבון. מערכות אינטרנטיות נותנות גם לכך פתרונות: התקנה על שרת מרוחק אשר מבודדת את הנתונים מאיומים שיכולים להתרחש בעסק עצמו.
מערכת אינטרנטית שמרכזת את כל היבטי העסק פותרת קשיים רבים שנובעים מביזור העסק. וכאשר כל הנתונים מרוכזים במקום אחד, ניתן לסגור את הפער בין אסטרטגיה לביצוע ולהפוך לעסק שמתנהל כהלכה.
