לאחרונה אימץ ה-OECD (הארגון לשיתוף פעולה ופיתוח כלכלי) את המלצות המועצה להמשך מאבק בשוחד של פקידי ציבור זרים בעסקות עסקיות בינלאומיות
1. ההמלצות אלה כוללות גם הוראות חדשות בנושא שיפור תוכניות ציות למניעת שחיתות, נועדו כדי להבטיח את האפקטיביות של הבקרה הפנימית, האתיקה ותוכניות אכיפה פנימית ואמצעים אחרים למניעה ואיתור שוחד של פקידי ציבור זרים, בין היתר, באמצעות טרזאקציות עסקות בינלאומיות (להלן "שוחד זר") או לארגונים עסקיים ואיגודים מקצועיים הממלאים תפקיד חיוני בסיוע לחברות במאמצים אלו. במאמר זה נציג את עיקר ההמלצות בנושא הציות, המפורטות בנספח 2 להנחיה.
הנחיות לתאגידים על הנהלות לפתח בקרה פנימית אפקטיבית, אתיקה, תוכניות ציות ו/או אמצעים למניעה ואיתור שוחד זר על בסיס הערכת הסיכונים המתייחסת לנסיבות האינדיבידואליות בהן הארגון פועל, בפרט סיכוני שוחד זר אליה חשופה החברה (כגון המיקום הגאוגרפי והסיכונים הכרוכים בכך, המגזר אליה הארגון משתייך, הסביבה הרגולטורית, לקוחות פוטנציאליים ושותפים עסקיים, עסקות עם ממשלות זרות ושימוש בצדדים שלישיים).
נסיבות וסיכונים מעין אלה צריכים להיות מנוטרים באופן קבוע, ובמסגרתם להעריך מחדש את הקצאת משאבי הציות כדי להבטיח את המשך האפקטיביות של תוכנית האכיפה ו/או אמצעי הבקרה הפנימיים, האתיקה והציות של החברה. הנהלות צריכים לשקול, בין היתר, את שיטות העבודה שלהן כדי להבטיח שהתוכניות או האמצעים של בקרה פנימית, אתיקה וציות אכן מאתרים ומונעים באורח אפקטיבי שוחד זר, כדלקמן:
1. תמיכה ומחויבות עמוקה, מפורשת וגלויה מהדירקטוריון ומהנהלה בכירה לתוכניות הבקרה הפנימיות, האתיקה והציות של החברה ואמצעים נוספים למניעה ואיתור שוחד זר, במטרה ליישם תרבות של אתיקה וציות בארגון;
2. מדיניות הארגון צריכה לאסור באופן ברור מתן שוחד, והיא צריכה להיות נגישה לכל העובדים ולצדדים שלישיים רלוונטיים, לרבות חברות בנות זרות;
3. פיקוח על תוכניות לאתיקה וציות ואמצעים לאיתור שוחד זר, לרבות הסמכות לדווח על כך ישירות לדירקטוריון או להנהלה הבכירה, צריכה להיות מוטלת על קצין הציות הבכיר בארגון, הנהנה מרמה מספקת של אוטונומיה, משאבים, גישה למקורות רלוונטיים של נתונים, ניסיון, וסמכות;
4. תוכניות ציות שנועדו למנוע ולגלות שוחד זר, חלים על כל הדירקטורים, נושאי המשרה והעובדים, וכן על כל הישויות שעליהן יש לחברה שליטה אפקטיבית בהם, לרבות חברות בנות, בין היתר, בתחומים הבאים: מתנות; אירוח, בידור והוצאות; הוצאות נסיעה (לרבות נסיעות לקוחות); תרומות פוליטיות; תרומות וחסויות לצדקה; ניגודי עניינים; תהליכי גיוס עובדים; סיכונים הקשורים לשימוש במתווכים, במיוחד אלה המקיימים קשר עם פקידי ציבור זרים; ותהליכים הקשורים בהגשת הצעות למכרזים.
5. תוכניות ציות או אמצעים אחרים שנועדו למנוע ולגלות שוחד זר מיושמים במקומות בהם ישנם הסדרים חוזיים עם צדדים שלישיים כגון סוכנים ומתווכים אחרים, יועצים, נציגים, מפיצים, קבלנים וספקים, ומיזמים משותפים, לרבות, בין היתר, המרכיבים החיוניים הבאים:
5.1. בדיקת נאותות מבוססת סיכונים מתועדת כהלכה הנוגעת להעסקה, כמו גם פיקוח מתמשך וקבוע על השותפים העסקיים של החברה לאורך הקשר העסקי;
5.2. ליידע שותפים עסקיים על מחויבות החברה לציית לחוקים בדבר איסורים על שוחד זר, ועל תוכנית האתיקה והציות של החברה או אמצעים למניעה וגילוי שוחד כזה;
5.3. יישום מנגנונים על-מנת להבטיח שתנאי החוזה, במידת הצורך, מתארים באופן ספציפי את השירותים שיש לבצע, שתנאי התשלום מתאימים, שהעבודה החוזית המתוארת מבוצעת ושהפיצוי תואם את השירותים שניתנו;
5.4. הבטחת כי מתקיימת ביקורת על הספרים והתיעוד הכספי של שותפים עסקיים וכי הארגון ממצה זכויות אלה בהתאם לצורך;
5.5. עיגון מנגנונים הולמים לטיפול במקרים של שוחד זר על-ידי השותפים העסקיים, לרבות הסדרת הנושא בסעיפים בחוזה המתייחסים לסיכום ההתקשרות.
6. קביעת מערכת של נהלים פיננסיים וחשבונאיים, לרבות מערכת בקרה פנימית, כדי להבטיח שהרישום הכספי נאות ושלא ניתן להשתמש בהם לצורך שוחד זר או הסתרת שוחד כאמור;
7. שימוש במערכות בקרה פנימיות לזיהוי דפוסים המעידים על שוחד זר, תוך שימוש בטכנולוגיות חדשניות;
8. קביעת אמצעים מתאימים לעידוד ומתן תמריצים לשמירה על תוכניות אתיקה והציות בארגון וכן נקיטה בצעדי נגד שוחד זר בכל רמות החברה לרבות על-ידי שילוב אתיקה וציות בתהליכי קליטת כוח אדם, במטרה להטמיע תרבות של ציות;
9. אמצעים לטיפול במקרים של חשד לשוחד זר, עשויים לכלול:
9.1. תהליכים לזיהוי, חקירה ודיווח על ההתנהגות בלתי הולמת ודיווח על מקרים לרשויות אכיפת החוק;
9.2. ניתוח הגורמים שהביאו להתנהלות הפסולה וטיפול בחולשות שזוהו במסגרת תוכנית הציות של החברה;
9.3. צעדים ונהלים משמעתיים הולמים לטיפול בהפרות חוקים נגד שוחד זר, בכל רמות החברה; ו
9.4. וקביעת סדרי דיווח וערוצי תקשורת כדי להבטיח מודעות לאמצעים אלה ויישום עקבי של נהלים משמעתיים ברחבי החברה.
10. סקירות ובדיקות תקופתיות של התוכניות האתיקה והציות או האמצעים שנקטים לזהות מקרי שוחד, לרבות הדרכה, שנועדו להעריך ולשפר את יעילותם במניעה ובגילוי שוחד זר, הן על בסיס קבוע והן על-פי התפתחויות ספציפיות, תוך התחשבות בסיכון המתפתח של החברה. פרופיל, כגון:
10.1. שינויים בפעילות החברה, במבנה ובמודל התפעול של החברה,
10.2. תוצאות של ניטור וביקורת,
10.3. התפתחויות רלוונטיות בתחום, ו-
10.4. לקחים שנלמדו מהתנהגות בלתי הולמת אפשרית של חברה ושל חברות אחרות העומדות בפני סיכונים דומים בהתבסס על תיעוד ונתונים רלוונטיים.
11. במקרים של מיזוגים ורכישות, בדיקת נאותות מקיפה מבוססת סיכון של יעדי רכישה; שילוב מהיר של העסק הנרכש בבקרה הפנימית שלו ובתוכנית האתיקה והציות; והכשרת עובדים חדשים וביקורות לאחר רכישה;
12. תקשורת חיצונית של מחויבות החברה לבקרות פנימיות ותוכניות אתיקה וציות אפקטיביות.
סיכום כפי שניתן לראות, ה-OECD הוציא תחת ידו המלצות חדשות שנועדו להגביר את האכיפה הפנים ארגונית ולעודד ארגונים להשקיע משאבים בציות. אך חשיבותה, למרות שהיא אינה בעלת תוקף משפטי מחייב, בכך שהיא מאפשרת, בקובעה סטנדרט אחיד, לבחון את האפקטיביות של מערך הציות וכן לבצע השוואה בין גופים שונים, ואף לקבוע האם גופים אכן עובדים בסטנדרטים של בקרה פנימית ותוכניות ציות. הנחיה זו
מלמדות אם כן כיצד הקהילה הבינלאומית של המדינות המפותחות רואה כשיטות עבודה מומלצות מקובלות בתחום הציות, על כך המשתמע מכך.
אשר על כן המסר שהנחיה זו מעבירה הוא שתחום הציות הנו פונקציה מרכזית בצמצום סיכונים בתחום זה וכי על הנהלות, מלבד קביעת מדיניות ופיתוח תרבות ציות, להקצות משאבים ולהעניק לקציני הציות סמכויות מספקות.
באשר לקציני הציות עצמם, הנחיה זו מקנה כלים לפיתוח ושיפור של תוכנית ציות מתמשך, והבנה כי לא מדובר בתכנון חד-פעמית של עיצוב מדיניות ונהלים היוצרים תוכנית "ציות". ואכן תוכנית ציות מצריכה ניתוח ובדיקות סיכונים מתמשכים, ניטור שוטף של צדדים שלישיים ושיפור הפערים והחולשות שזוהו.
אם כן ה-OECD מעלה על קרן את פונקצית הציות תוך שהוא מצביע על הצורך בשיפור מתמשך, הקדשת משאבים המשלבת לקחים שנלמדו, הבנה שמן הראוי שכל קציני הציות והנהלות יקחו לתשומת לבם.
· המחבר הנו יו"ר ועדת היגוי לאסדרת מקצוע קציני הציות, יו"ר ועדת ציות אכיפה מנהלית וביקורת בלשכת עורכי הדין ומרצה באוניברסיטת חיפה. 1 . OECD Legal Instruments, Recommendation of the Council for Further Combating Bribery of Foreign Public
