רבים מבעלי העסקים שמבצעים הנהלת חשבונות כפולה מכירים את החוויה הבאה:
"הנה חלפו חודשים רבים מאז שהשנה שעברה הסתיימה לה, והנהלת החשבונות מזמנת אותי לפגישת 'התאמות בנקים' בה נעבור ביחד על כל הפעולות הלא ברורות שאין עבורן התאמה - שיקים שהופקדו, שיקים שנפדו וכן הלאה - כדי לפצח את חוסר ההתאמות".
בפגישה כזאת מתבקשים להסביר למי הכסף שולם, מדוע הפעולה הזאת לא מופיעה בחשבון ההוא, איך זה שלא טופלה החריגה ההיא וכן הלאה.
אנחנו מדברים על שנה עד שנתיים אחרי שהכול קרה. איך לכל הרוחות אמורים לזכור את כל זה?!
בעל עסק מוזמן פעם בשנה לפגישה כזאת ובה מבצעים את כל ההתאמות השונות. זה לא ממש מצליח כי לא ניתן לזכור, ללא תיעוד, את הנתונים כל כך רחוק אחורה, הפתרון הרווח הוא "לעגל פינות" כי "אין ברירה" - כך אומרים.
נשאלת השאלה: מדוע מאפשרים למצב כזה להתרחש?
התשובה הרווחת של בעלי העסקים היא שאינם מבינים בנושא דבר והם סומכים על בעלי המקצוע שיהיה בסדר. כמו ברוב המקרים, גם פה, למושג "יהיה בסדר", אפשר להתייחס באירוניה ובחוסר אמונה מוחלט. בעלי עסקים המאפשרים את קיומו של מצב כזה, גורמים לכך שלא יהיה בסדר ואף מסכנים את עצמם באופן כלשהו.
כמובן שאי-אפשר להתחמק מביצוע הפעולה הזאת, כי על-פי חוק היא נכונה, וגם בלי קשר לחוק, היא באמת חשובה כי עולים בה על טעויות שעלולות להיות מהותיות מאוד - עשרות ולפעמים מאות אלפי שקלים זה משהו שבוודאות היה צד את תשומת ליבו של כל אחד.
הנה מגיע הרעיון ה"פרוע" והנקודה הבסיסית - מנהל החשבונות אמור לעשות את התהליך הזה עם בעל העסק מקסימום אחת לשלושה חודשים ואפילו עדיף מדי חודש בחודשו! בגלל שזה תהליך מיגע ובגלל שרוב מנהלי החשבונות מחזיקים יותר תיקים מכפי שאפשר לטפל בהם בנוחות, הם נוטים לדחות את זה לדקה התשעים. לפעמים זה באמת יוצא שנה מאוחר יותר. זה לגמרי חוקי ובמקרה של משרדים גדולים לראיית חשבון, המדינה מאפשרת להם אפילו פיגור גדול יותר בסגירת שנות המס של לקוחותיהם.
אם נשים את נושא החוקיות בצד, מה קורה אם מפספסים טעות של אלפי שקלים לרעת בעל העסק או לטובתו, לא כדאי לדעת על זה כשעדיין אפשר לעשות משהו לגבי זה?
ובנוסף, אם נחזור לנקודה של הזיכרון האנושי - מי באמת יכול לזכור את השיק הזה והזה מלפני שנה או שנתיים. בכדי להוסיף שמן למדורה - למה לשבת שנתיים מאוחר יותר על שנה שלמה של תיאום בנקים?
לפיכך, בעקבות כל הנסיבות שהוזכרו עד לנקודה זו, אני ממליץ לבצע את הצעדים הבאים:
1) לתאם פגישה אחת לכל שלושה חודשים עם הנהלת החשבונות כדי לעשות בקרה על תיאום בנקים. הפגישה צריכה להתקיים 3 שבועות לאחר סוף הרבעון.
2) לא מזיזים את הפגישה משום סיבה שבעולם. אם הנהלת החשבונות עמוסה היא תמיד תרצה לדחות ולכן תמיד חייבים להיות ערוכים עם "טיסה" ביום למחרת, "חתונה", "חותנת"... לא משנה מה. הנקודה לא להסכים שיזיזו את הפגישה בעבור שום הון שבעולם - לא להסכים!
חשוב לציין, הניסיון של הנהלת החשבונות להזיז את הפגישה לא נובע מרוע לב וגם לא מעצלות - זה בגלל שבאופן קבוע הם תחת עומס ופיגורים בתיקי לקוחות אחרים. את בעל העסק לא מעניינים תיקי הלקוחות האחרים של הנהלת החשבונות שלו, יש לו עסקים שהוא חייב לטפל בהם, וגם אם הוא לא מבין בדיוק מה הם עושים, שישאל, ילמד ויתעניין - כי זאת לא פעולה של מה בכך.
התוצאות לא מאחרות לבוא - בדוק! הנהלת החשבונות מתרגלת אט-אט למעורבות של בעל העסק, הם נערכים טוב יותר לפגישות הבאות והפיגור נעלם. בעל העסק לומד הרבה על התהליך שמבוצע, יחד עם פרטים רבים נוספים על העסק שלו.
נקודה מעניינת נוספת לסיכום, כאשר בעל העסק לא מסכים להזיז את הפגישה בהנהלת החשבונות ומתעקש עליה, הוא למעשה מבצע סוג של "מסדר המפקד" גם אם בסוף הוא לא ממש "בודק את כל האבק בפינות". הנהלת החשבונות עוברת לדום לקראת הפגישה איתו כי אולי הוא ימצא גם אצלם טעויות - חומר למחשבה.
