כשנה לאחר שמשרד המשפטים האמריקני (DOJ) הודיע כי מאמצי האכיפה נגד שחיתות ואכיפת 'צווארון לבן' יבחנו דרך הפריזמה של יעילות תוכנית הציות (קוחלני, 22.3.2021, News1), הזהיר ראש המחלקה הפלילית ב-DOJ, שנכנס בחודש שעבר לתפקידו (Kenneth Polite), כי ארגונים שלא יאמצו תוכניות הציות יפגעו
1.
שם המפתח הוא פרואקטיביות של יחידת הציות, וחברות שיעצימו את קציני הציות שלהן, יבטיחו שהללו יהיו עצמאיים ובעלי משאבים יזכו ל"גזרים" מצד הרגולטור (או לפחות יקבלו הקלות בענישה). אבל אלה שלא יעשו זאת עלולים לעמוד בפני בפיקוח הדוק ובדיקות מדוקדקת של הרגולטור לאורך חודשים ושנים.
לצורך הפיקוח החל ה-DOJ לפעול בשנה האחרונה לגייס חוקרים ומשאבים הדרושים להם, ובראשם כלי ניתוח נתונים ממוחשבים כדי לזהות טוב יותר הונאות ולהעריך תוכניות ציות. המשרד מפעיל כלים אלה של ניתוח נתונים לא רק לצורך ניתוח מקרים (case study) אלא כדי לאתר ולזהות את המטורות הפוטנציאליות שלהם.
מה ניתן לעשות (לשון אחר, כיצד ה DOJ בודק ציות)?
ה-DOJ מפעיל יחידה שלמה
2 של אנשי מקצוע שיש להם ניסיון בתחום הציות כדי לבחון את איכות תוכנית הציות, הבשלות (maturity) שלה, איזה סוג בדיקות היא מקיפה, עד כמה היא קפדנית, ומהי מידת האי תלות שלה במערכת. כמו-כן היחידה מעריכה את איכות הדיווחים של יחידת הציות ואת המידע שהתקבל ואת המשוב. חשוב בהקשר לכך לזכור כי הסוכנויות הממשלתיות, מקיימות בניהן שת"פ.
מידע זה משמש גם לצורך עריכת הסכמי תביעה דחויים ("DPAs") והסכמי אי-תביעה ("NPAs") המספקים לרגולטורים כלים להגיע להסכמי פשרה עם תאגידים שמתנגשים עם ה-FCPA (ו/או חוקים פדרליים אחרים) מבלי להגיש נגדם כתב אישום.
להלן כמה צעדים חיוביים והכרחיים שמנהלים צריכים לנקוט כדי להבטיח שהם ממלאים את חובתם בזירת הציות ומהן הנקודות בהן מתמקד ה DOJ בחקירותיו
3:
· הדירקטוריון חייב להיות מעורב במאמצי הציות - אחת האסטרטגיות היעילות היא שהדירקטוריון יבקש מידע על תהליכי הערכת הסיכונים של התאגיד, יקבל רשימה של סיכונים ידועים ויבדוק כיצד תוכנית הציות של התאגיד מתייחסת לסיכונים אלו. האם הדירקטוריון וההנהלה הבכירה יתייחסו לציות ברצינות, סביר להניח שתרבות של ציות תפרח בתוך הארגון. ה-DOJ בודק האם הארגון מנהל סיכונים בגישת מלמעלה למטה (Top-Dwon) והאם הדירקטוריון מפקח על כך כיאות.
· הקם ועדת דירקטוריון כדי לטפל בסיכוני ציות - ועדת ציות צריכה לנטר באופן קבוע את תוכנית הציות של תאגיד. ה-DOJ יטה לראות בקיומה של ועדה שכזו כראיה לכך שהדירקטוריון וההנהלה הבכירה דואגים לציות ומקדישים משאבים נחוצים למאמצי הציות של החברה.
· אפשר לאנשי הציות לדווח לדירקטוריון ללא נוכחותם של ההנהלה. בדרך זה תבטיח הנהלה שאנשי הציות פועלים ללא חשש או השפעה לא הוגנת - ה-DOJ יבחן האם דרכי הדיווח הנוהגים בתאגיד מבטיחים שהדיווח של פונקצית הציות נאות.
· קבע נהלים המחייבים את ההנהלה לעדכן את הדירקטוריון על כל שינוי בנוהלי הציות, במפת הסיכונים ובדיווחים על אירועי ציות - מידע על ציות צריך לזרום במעלה שרשרת הפיקוד, כדי להבטיח שהדירקטוריון וההנהלה הבכירה יוכלו לבצע פעולות מתקנות כאשר מתעוררות בעיות בציות.
· הקפד על תיעוד דיונים בנושאי ציות בישיבות דירקטוריון - ה-DOJ בודק קיומם של פרוטוקולים מדיוני ציות בישיבות דירקטוריון כדי לוודא האם הדירקטוריון וההנהלה הבכירה אכן נותנים עדיפות לציות.
· ערכו "ניתוח פערים" במרווחי זמן קבועים - ניתוח פערים (הידוע גם כביקורת תוכנית ציות) מודד את תוכנית הציות, האתיקה וההכשרה הקיימת בתאגיד מול שיטות עבודה מומלצות ותקנות מקומיות, מדינתיות ופדרליות ישימות. ניתוח שכזה יכול לחשוף פערים בתוכנית ומצביע על מידת הצורך באמצעי תיקון.
· קבע מנגנונים לדיווח חושפי שחיתויות המבטחים דיווח אנונימי (קו חם) ומתן תגמול לחושפי שחיתות.
· ערוך רשימה של צדדים שלישיים שהתאגיד סרב לעבוד איתם מכיוון שהם לא עמדו בדרישות הציות - רשימה שכזו יכולה להצביע ל-DOJ על כי הארגון מתחזק תוכנית ציות אפקטיבית. בהקשר לכך חשוב להראות ל-DOJ שתוכנית הציות מזהה בהצלחה דגלים אדומים או צהובים וכי היא מתעדת, ואילו הזדמנויות עסקיות דחה התאגיד מכיוון שצדדים שלישיים לא עמדו בדרישות הציות.
· עקוב אחר צדדים שלישיים שעובדים עם התאגיד, כדי להבטיח שהארגון מנתק מגע מצד שלילי שהיה מעורב בהתנהגות בלתי הולמת - מעקב צמוד שכזה אחר צדדים שלישיים שאתם עובד הארגון חיוני, והוא אחד הפרמטרים שה-DOJ בודק בחקירותיו.
סיכום
המסר אם כן שה-DOJ מבקש להעביר הוא שהפיקוח שלו הולך להיות מאוד קפדני ולכן גופים שינקטו גישה פרואקטיבי ויקצו משאבים ראויים לתוכניות הציות ויקנו לקציני הציות עצמאות יהנו מתגמולים משמעותיים.
יש לראות האם מסר זה אכן נקלט והנהלות אכן מגדילות את היקף השקעה של תאגידים בתוכניות ציות, תוכניות הכשרה של קציני ציות, שהם המפתח למניעת עבירות פלילית בארגון מחד-גיסא, ולהפחתת עונשים וקנסות (אם אכן התנהגות לא הולמת התרחשה בארגון).