הונאה היא סיכון משמעותי ובעל השלכות פיננסיות מרחיקות לכת למגזר הציבורי, בין היתר עקב פגיעה במוניטין של גופים אלה ובאמון הציבור בהם. היקף נזקי הונאה במגזר הציבורי בבריטניה מוערך בכ-53 מיליארד ליש"ט בשנה, כאשר רוב המקרים לא מתגלים. מדובר למעשה בפשיעה כלכלית, הנמצאת במוקד ליבת המאבק של הממשל שנועד לצמצם את ההפסד שנגרם עקב מעשי שוחד ושחיתות.
כדי לנסות ולהתמודד עם איומים אלה פרסמה הממשלה תקן ממשלתי בנושא מניעה/נגד הונאות
1 (GovS 013: Counter Fraud). מטרת תקן זה הוא להגדיר את הפעולות שיש לנקוט כדי לישם פרקטיקה של מניעת/נגד הונאות (counter fraud). תקן זה מתייחס לתכנון וניהול של פעולות למניעת הונאה, שוחד ושחיתות במשרדי הממשלה ובגופים הנתונים למרותם.
1. עקרונות פעולה הגורמים שעוסקים במניעת הונאה/שוחד ושחיתות צריכים להבטיח:
א. שהיעדים שהארגון קבע תואמים למדיניות בתחום הונאות, שוחד ושחיתות.
ב. שהאחריותיות (acountability) והאחריות לניהול מניעת הונאות, שוחד ושחיתות מוגדרים באופן ברור והם נהירים לכל רמות הניהול בארגון.
ג. יש לגורמים העוסקים במניעת הונאות את הכישורים, המודעות והיכולת לאתר, לזהות ולהגן על הארגון מפני שחיתות.
ד. הוצבו בקרות כדי לצמצם סיכוני הונאה, שוחד ושחיתות והן נבדקות באופן קבוע.
ה. הארגון ממשיך לפתח כלים לניהול סיכוני הונאה, שיטות ניהול, כלים בהתאם למגמות הקיימות.
ו. יש להבטיח שתקן זה מיושם בהתאם עם הסטנדרטים המקצועיים הנוגעים בתחום מניעת ההונאות
2.
ז. יש לשמור על כללי התנהגות ואתיקה הרלוונטים.
2. מניעת הונאה, שוחד ושיטות שחיתות 2.1 הערכות סיכונים
ארגונים צריכים לבצע הערכת סיכוני שחיתות, הונאה ושוחד. סקר זה צריך להתבצע בהתאם לתקנים המקצועים המקובלים בתחום הונאה ולההתבצע על-ידי איש מקצוע בעל מומחיות בתחום.
הארגון צריך להבטיח כי הסקר מתייחס לסיכונים ברמות השונות של חשיפה לסיכוני הונאה ושחיתות:
- הצגת סיכוני הונאה, שוחד ושחיתות ברמת החומרה הגבוהה ביותר, הכוללת סקירה של הסיכונים והאתגרים העיקריים של הארגון עבור הנהלה הבכירה/דירקטוריון בתחום זה.
- דיווח לדרגות ניהול הביניים על סיכוני שוחד והערכת סיכוני שחיתות הנוגע בפונקציות, ביחידות הארגון ובתוכניות העיקריים.
- דיווח מפורט הכולל הערכת סיכונים המכסה את כל היחידות העסקיות, הפרויקטים או התוכניות הקיימות בארגון.
ארגונים צריכים לבצע הערכות סיכוני שוחד ושחיתות על בסיס קבוע, ולראות בכך כתהליך מתמשך ולא צעד חד-פעמי.
2.2 מסלולי דיווח ארגונים צריכים לעגן ערוצי דיווח ברי תיעוד לצורך דיווח לעובדים, קבלנים והציבור על חשדות להונאה, שוחד ושחיתות וכן לקבוע ומנגנון לקבלת תלונות ומידע (hot line).
יש לפרסם פרטים על ערוצי דיווח, ולהבטיח כי אמצעים אלה מאפשרים קבלת מידע ותלונות, וכי המידע המתקבל מטופל והארגון נוקט בהתאם, בעת הצורך, בפעולות מתקנות.
ארגונים צריכם לקבוע מנגנון או מערכת לתיעוד דיווח פוטנציאלי על מקרי הונאה, שוחד ושחיתות. יש לתעד את כל המידע המתקבל כך כך שההפרטים בדבר האשמות יהיה ברור והגורמים המעורבים בכך יזוהו.
2.3 שמירת תיעוד יש לשמור מידע (פיזי וגם אלקטרוני) בצורה מאובטחת, הניתנת לאחזור בעת הצורך, על-מנת לאפשר קיום בירור מקרי הונאה, שוחד ושחיתות.
2.4 דיווח על הפסד ארגונים צריכים לדווח על אובדן ופגיעה שנגרמה להם עקב מעשי ממרמה, שוחד, שחיתות וטעויות שהתגלו. כמו כו יש לדווח על התאוששות מאובדן.
2.5 אימון לארגונים צריכה להיות גישה לחוקרי הונאה בעלי הסמכה והכשרה מתאימה.
2.6 פעילות גילוי יזום על הארגון לנקוט בפעילויות לגילוי יזום של הונאות. פעילות שכזו יכולה, בהתבסס על הבנה טובה של הסיכונים הקיימים בתחום הנסקר, לכלול: (א) מדידה ומתן הבטחה (assurance) על מקרי הונאה, שוחד ושחיתות (ב), שיתוף נתונים עם גופים וגורמים רלוונטים (ג) שימוש בטכניקות לניתוח נתונים (data analytics) כדי לנסות ולמצוא הונאה בארגון.
ארגונים צריכים לפעול כדי לנסות ולגלות הונאה, שוחד ושחיתות בתחומים בהם קיים סיכון גבוה למעשי הונאה, שוחד ושחיתות. פעילות זו צריכה לכלול שימוש במדידת הפסדים מפעילות
3 (loss measurement activity) היכן שמתאים.
2.7 מודעות עובדים ארגונים צריכים להבטיח כי עובדים עוברים הדרכות והשתלמויות בנושא הונאה, שוחד והכשרת שחיתות בהתאם לתפקידם.
החלטות באשר לסוג והיקף ההדרכות חייב שיעשו על-ידי הגורם ההבכיר ביותר בעל האחריות לנושא מניעת הונאות שלו ידע המתאים לכך.
2.8 מדיניות ורישומים מסגרות ניהול וממשל תאגידי צריכות לכלול מדיניות ברורה בנושא קבלת מתן, אירוח וניגודי עניינים. מסגרת זו חייב להטיל חובה על עובדים להצהיר על המתנות וזמנות אירוח (בין אם התקבל או נדחה) שהם קיבלו, להצהיר על ניגוד עניינים.
יש לנהל רישום של הצעות שהתקבלו למתן מתנות אירוח (בין אם התקבל או נדחה), וכן לרשום מקרים והצהרות של ניגודי עניינים בפנקס ייעודי.
3. רשימת תיוג בסיסית ליישום פרקטיקת נגד הונאות א. האם נקבע גורם ברמת הנהלה הבכירה (דירקטוריון) שאחראי למניעת הונאה, שוחד ושחיתות?
ב. האם נקבעה אסטרטגיית למניעת הונאה, שוחד ושחיתות.
ג. האם הארגון ביצע הערכת סיכוני הונאה, שוחד ושחיתות.
ד. האם נקבעה מדיניות ותוכנית תגובה להתמודדות עם מקרים אפשריים של הונאה, שוחד ושחיתות.
ה. האם נקבעה תוכנית פעולה שנתית הכוללת פעולות מפתח לשיפור היכולת, הפעילות והחוסן של הארגון?
ו. האם נקבעו מדדים מבוססי תוצאות (לרבות מדדים הבוחנים השפעה כספית) המגדירים את התוצאות אותם מבקשת ההנהלה הבכירה להשיג באותה שנה.
ז. האם נקבעו ערוצי דיווח ברי תיעוד להנהלה, לבעלי עניין ולציבור על חשדות למרמה, שוחד ושחיתות וא מנגנון לרישום הפניות והאשמות אלו.
ח. האם הארגון מדווח על אובדן שזוהה כתוצאה ממרמה, שוחד, שחיתות ושגיאות, ועל הפעולות שננקטו כדי להתאושש מכך.
ט. האם יש לארגון גישה לכוח אדם מקצועי (חוקרים מיומנים) בעלי ידע וממומחיות בשחיתות במגזר הציבורי?
י. האם הארגון פועל כדי לנסות ולאתר ולמדוד הונאה באזורי סיכון גבוהים שבהם לא ידוע דבר על רמות הונאה, שוחד ושחיתות.
יא. האם יש לעובדים מודעות להונאה, שוחד ושחיתות והאם הארגון מקיים לצורך כך הכשרות לעבודים בהתאם לתפקידם.
יב. האם נקבעה מדיניות בנושא קבלת מתנות, אירוח וניגודי עניינים, והאם הנושא מתועד?
4. סיכום הונאה הנה איום תמידי, הפוגע בשירות לאזרח ומביא לשימוש לא חוקי בכספי ציבור. מקרים אלה נמצאים בעליה ונראה כי איום זה אף עלה בתקופת COVID-19, שהפך לפשיעה מורכבת ודינמית יותר ויותר, הדורשת מיומנות, יכולת ומחויבות כדי לצמצמה ביעילות.
הממשל התאגידי ברשויות ציבוריות מציב, לצד קצין ניהול הסיכונים ומבקר הפנים גם את מומחה למניעת הונאות
4, שצריך לסייע להנהלה ליישם פרקטיקות אלה הקבועות בתקן זה. מדובר בתקן שהושק באוקטובר 2018 ופורסם רשמית לפני כמה חודשים לאחר שהוא נבחן, מאז הוא חל על כל משרדי הממשלה והגופים הקשורים בהם. כלי זה מחזק את מחויבותה של הממשלה להילחם בהונאה, על-ידי יצירת דרישות המנחות כיצד על גופי ציבור להיערך טוב יותר, ולהגיב טוב יותר להגיב לסיכוני הונאה.