לכל חברה שיש לה רעיון או מוצר שהיא רוצה לקדם יש צורך באירוע תדמיתי. הגדרה של אירוע תדמית ביחסי ציבור היא - אירוע יצירתי המפגיש קהל מטרה מסוים סביב נושא המקדם את מטרותיו התדמיתיות והשיווקיות של הלקוח. כל אירוע נבנה סביב קונספט ומכיל תוכן בהתאם למטרות הלקוח.
אירועים הם כלי חשוב בעבודת איש יחסי הציבור. האירוע הוא מרכיב חשוב בבניית מוניטין, תדמית, מיצוב ומיתוג. ייזום אירועים הינו חלק בלתי נפרד מתוכנית העבודה ומההערכות התדמיתית של ארגון. כאשר אנו רוצים להפיק אירוע יש להתייחס למספר פרמטרים על-מנת להפיק ממנו מקסימום הצלחה.
מטרות - הגדרת מטרות היא השלב הראשון בבניית אירוע. לכל אירוע יש את המטרות שלו כמו: מיתוג, מיצוב, ביסוס קשרי מדיה, הגברת מודעות, מכירות, יצירת קווי תקשורת חדשים וכמובן חשיפה.
קהל היעד - כל אירוע נושא אופי שונה, פונה לקהל שונה ובעל מטרות שונות, המטרות מגוונות ונגזרות מן האסטרטגיה התדמיתית של הארגון. לפני כל אירוע יש להגדיר את קהל היעד. קהל היעד של אירוע הוא: מדיה, לקוחות, לקוחות פוטנציאלים, סלבס, ספקים, מפיצים, מובילי דעה ועובדי הארגון.
קריאייטיב - הצלחת האירוע תלויה במידה רבה ברעיונות הקריאייטיביים, יצירתיים העומדים בבסיסו. רעיון קריאייטיבי יכול להיות הפתעה לאורחים או חלק מהקונספט (רעיון מרכזי של האירוע), אך תמיד הוא שמקפיץ את האירוע מדרגה אחת למעלה.
הקריאייטיב אחראי על הקונספט, התכנים היצירתיים של האירוע, והמוזמנים מובילי הדעה. במידה ויש מוביל דעה חשוב במיוחד כגון ראש הממשלה, תאריך האירוע יקבע בהתאם ללוח הזמנים שלו.
הזמנות - ההזמנה גם היא חלק מהתדמית ויחסי הציבור של כל אירוע. בכל הזמנה יש לשים לב לעיצוב ההזמנה ולנוסח ההזמנה ולבדוק שהן תואמות את התדמית הרצויה ואת ערכי המותג.
ישנם מספר סוגים של אירועי תדמית והם:
אירועי מדיה - אירוע מיועד למדיה (אנשי תקשורת) ומכוון להשגת תשומת לב חיובית וכיסוי תקשורתי מהמדיה.
אירוע שיווקי - אירוע המכוון להגדיל את מחזור המכירות ופונה לקהלי מטרה מתאימים. דוגמא: השקת מוצר חדש, פתיחת תערוכה, השקת ספר, סרט או הצגה.
אירוע פנים ארגוני - מיועד לגיבוש וחיזוק רוח הארגון ולשיתוף העובדים בשינויים, הישגים, והחלטות שקורות בארגון.
אירוע חסות - מיועד לחיזוק המותג ותדמית הארגון. באירוע כזה נותן המותג חסות לתכנים של ארגונים אחרים.
אירועי אחריות חברתית - שיווק חברתי: מיועד ליצור אהדה בקהילה לפעילויות של חברות עסקיות. אירועי קהילה מבססים שיתוף פעולה בין ציבורים רחבים בקהילה לבין מותגים.
מיקום ועיצוב האירוע יוגדר מראש בהתאם לאסטרטגיה התדמיתית. את המקום יש למתג בהתאם למטרות. לכל אירוע יש אופי ויזואלי הנגזר מהתוכן והקריאייטיב.
לוח זמנים - לוח זמנים עבור אירוע הוא חשוב ביותר והוא נבנה מיום האירוע ועד לזמן הווה. כלומר להתחיל מהסוף להתחלה ולפרק כל שלב בדרך.
אסטרטגיה תקשורתית לאירוע - השימוש בתקשורת הינו חלק מרכזי בהצלחת האירוע. לכל אירוע נבנית אסטרטגיה תקשורתית שמטרתה חשיפה חיובית מקסימאלית של האירוע. תוכנית המדיה תבנה במקביל לקריאייטיב ולקונספט.
ועכשיו נגיע לעיקר - יתרונות האירוע:
תוצאה - התוצאות מיידיות ונראות לעין.
מומחיות ומקצועיות - אירוע מקצועי משדר מסר של עוצמה. זוהי פעילות תדמיתית שבזכותה זוכה הארגון להערכה רבה מקהל היעד ויחסי ציבור טובים.
משוב מיידי - האירוע מהווה הזדמנות למפגש אישי וישיר עם הקהל, דבר המאפשר לארגון לקבל משוב מיידי ולהכיר טוב יותר את קהל היעד.
פלטפורמה עסקית - האירוע מספק פלטפורמה עסקית (net working רישות) לקהילות שהארגון עומד במרכזן.
שיווק ממוקד - האירוע מאפשר לשלוח את המסר ולפנות באופן ישיר לקהל היעד המבוקש ללא בזבוז זמן ומשאבים על קהל יעד שאינו רלוונטי.
עלות - עלות ההשקעה לעומת פעילויות שיווק ופרסום אחרות היא נמוכה.
מטרתם העיקרית של אירועים היא חשיפה חיובית מול קהלי המטרה הן העסקיים והן התקשורתיים וזהו יתרון נוסף של אירוע שהוא מאגד את כל קהל המטרה תחת קורת גג אחת ומאפשר חשיפה ממוקדת ומקסימאלית.