בעסק עובדים שלושה אנשים: מנכ"ל, מנהלת משרד ואשת מכירות.
המנכ"ל לא מרוצה מהעובדות שלו וטוען שהן לא עומדות בקצב, שדברים לא מבוצעים ושיש בעיה בתקשורת במשרד וכמובן ישנה גם בעיה עם ההכנסות.
מצד שני, העובדות טוענות שהמנכ"ל מפריע להן בדברים הבאים:
1. המשימות שהמנכ"ל רושם להן ב-outlook קופצות ומפריעות להתרכז בעבודה - ועכשיו הם צריכות לנטוש את הפעולות שהיו באמצע שלהן ולהתייחס למשימות החדשות.
2
. בגלל הצטברות כזאת של משימות לא מטופלות, המנכ"ל מרגיש כעת שהוא צריך לעקוף את מערכת התזכורות ולהתקשר אליהן ולבדוק אם דבר כזה או אחר שהוא ביקש בוצע, או גרוע מכך - מנחית עליהן הוראות דחופות מאוד שצריך לבצע ע-כ-ש-י-ו-!!
3. כדי להוסיף חטא על פשע, כל המסרים הנכנסים מגיעים לכל עמדות המחשב, מה שלמעשה מכפיל את כמות העבודה פי כמה וכמה. יותר מזה, לא היה ברור מי למעשה מטפל בדבר וזה הוסיף עוד פעולות מיותרות ובזבזניות.
עם כמות כזאת של עבודה כפולה, משימות שלא מסתיימות והפרעות לריכוז, מה הפלא שקשה למכור?
בבירור מעמיק שנעשה התברר שאיש המחשבים של העסק, שהוא איש מקצוע טכני מעולה (במחשבים) אך לא בהכרח עם ראייה ארגונית, לא הגדיר כהלכה את תיבות הדואר ולא הקצה אותן לפי שם העובד או התפקיד וכך כל תקשורת שנכנסה למשרד נותבה באופן שרירותי לכל העמדות.
לדוגמא, כשאנשים מילאו טופס "צור קשר" באתר אז ההודעה המתקבלת הגיעה לכולם והעמיסה שלא לצורך את קווי התקשורת (וגם את העצבים).
נדרש טיפול של כמה שלבים:
1. השלב הראשון היה להגדיר כללים ארגוניים נכונים לכתיבת תקשורות במשרד ולניתוב היעיל שלהן.
הסיבה לכך פשוטה: אם אתה רוצה שעובד יעשה משהו, הסבר לו את הדבר הזה בצורה הברורה ביותר - אחרת הוא בוודאות יסבך את הדברים.
אם העובד לא מבין משהו בדוק קודם כל את עצמך ואת המסר שהעברת לו, כי ייתכן שזה פשוט לא ברור.
2. השלב הבא היה לבצע חלוקת תפקידים, ברמה ראשונית וכללית ופרסום הגדרות התפקיד. גם כאן ניתן לראות שעובד שיודע מה שלו ומה לא שלו מפסיק לבזבז זמן בתהייה "הייתי אמור לעשות את זה או לא?" או להימנע מביצוע משהו כי הוא בטוח שהעובד האחר מטפל בזה.
הגדרת תפקידים ברורה משפרת את היעילות באופן משמעותי.
3. לאחר מכן עלה הנושא של מערכת שלושה תאי תקשורת (כן, כאלה מעידן הנייר) כדי להבין את העיקרון הארגוני הבסיסי שלהן - ולאחר מכן נעשתה תוכנית כיצד ליישם את העקרונות הארגוניים הללו עם מערכת הדואר האלקטרוני
תיבות הדואר הקודמות, שהגיעו לכולם, הוחלפו בתיבות אישיות עם שם העובד. כל התקשורות שלא נשלחו באופן אישי נותבו באופן אוטומטי רק למנהלת המשרד, שיכלה כעת לטפל בקלות במה שדרש את הטיפול שלה או לנתב את ההודעה לאדם המתאים.
זה הפך את העסק ליעיל פי כמה וכמה כי כעת רק מי שצריך מקבל את התקשורת ומי שלא צריך פנוי לתפקיד שלו.
4. הצעד האחרון היה להדריך את המנכ"ל והעובדות כיצד להשתמש במשימות של תוכנת outlook כהלכה וכעת המנכ"ל יכול לעקוב בצורה מסודרת ואוטומטית אחר הביצוע של כל המשימות שהוא שלח.
בסופו של דבר ירדה כמות התקשורת הפנימיות במשרד פי ארבעה!
בסיום התהליך, המנכ"ל כתב: "רציתי להודות לך על הייעוץ בנושא העברת מידע ומסרים בחברה. היה קושי לפני כן שנבע מכפילות בפעולות ובמסרים. הכול טופל באופן מדהים, מאוד נוח עכשיו להעביר ולקבל מידע במיילים וגם נוח להשתמש בתאי הדואר הפיסיים".
לעיתים מכיוון שאנו טובעים בעבודה, אנו לא עוצרים רגע לראות כמה קל לפתור את הבעיות.