גם טרום הקורונה לא היה די זמן לכל המשימות, עוד לפני שכמות השינויים והבלת"מים הייתה כה גדולה ועוד לפני שנאצלנו לעבוד תוך כדי ג'ינגול בין הזומים של הילדים וניהול מסעדה ביתית 24-7... בתקופה זו בה משאב הזמן מאותגר מתמיד, הן בעומסי משימות והן בעומס הנפשי. שלושה שלבים שיכולים לסייע לנו להיות יעילים ואפקטיביים יותר:
1.
הצבת מטרות: רשמו לעצמכם מהן המטרות המרכזיות שעליכם להשיג ועד מתי. כך תדעו להתחיל ולהתמקד באבנים הגדולות - אותם דברים שבאמת חשובים לכם. בכדי שהמטרה תהיה בת-ניהול הפכו אותה ליעד מדיד: מה ההספק שאתם רוצים להשיג ובכמה זמן?
2.
תכנון: הפירוק של כל מטרה למשימות ולו"ז מוגדר, מעלה משמעותית את ההסתברות לכך שנממש אותן. עכשיו המטרה היא כבר אינה בגדר משאלה באוויר, אלא סדר של פעולות לביצוע. באופן זה תוכלו להעריך בכל רגע עד כמה אתם קרובים למימוש המטרה ואם יש חריגה בזמנים להיערך בהתאם.
3.
תעדוף: כעת כשהמשימות לביצוע רשומות לפניכם ואינן רק בגדר מחשבה, ניתן וחשוב לתעדף אותן.
א.
מיקוד בעיקר - בחרו מכלל המשימות, את אלה שהן הדחופות והחשובות ביותר והתחילו בהן (בניגוד לנטייה קודם "לנקות שולחן" מדברים קטנים ופחות חשובים, או מענה לכל מני הודעות ובקשות שמסיטות אתכם מהעיקר). בהתאם ללוחות הזמנים קבעו ביומן משימות שצריך להספיק כל יום - שאלו את עצמכם מה הדברים שחייבים לקדם היום, שאם לא תגיעו אליהם לא יצאתם ידי חובתכם והתמקדו בהם (ורק לאחר השלמתם התפנו ליתר הדברים).
ב.
מה לשחרר קודם - מומלץ לשחרר קודם משימות ממוקדות, שהטיפול בהן קליל והתועלת גבוהה, או משימות שמהוות צוואר בקבוק למשהו שמחכה לכם ועלול להיווצר קונפליקט (שגם אותו יקח זמן לנהל...).
ג.
זמן ריכוז - משימות הדורשות רמת ריכוז גבוהה, נסו לבצע בשעות הערנות שלכם - אצל רובינו בשעות הבוקר, למעט ציפורי הלילה שבינינו שעבורם דווקא כשכולם סוף-סוף ישנים זה זמן הפריון.
ד.
מטוב למצויין - בשלב ראשון קדמו את כל המשימות הדחופות לרמת ביצוע טובה (לפי פרטו לוקח 20% מהזמן להניב 80% איכות), ורק כשסיימתם את כל המשימות, בשלב שני, אם נותר לכם זמן למקצה שיפורים, התפנו למצויינות (כדי להשלים את ה-20% הנותרים - ההופכים משימה טובה לכמעט מושלמת - יש צורך בהשקעה של 80% מהמשאבים! ולכן זה לא תמיד שווה את זה ב-ROI). עבודה כזו בשני שלבים, תגדיל את הסיכויים לעמוד בכל הדד-ליינים של היום, באופן שמניח את הדעת, ותוכלו באמת לקבל החלטה האם שווה להשקיע את ה-80% הנוספים כדי להביא חלק מהמשימות הטובות לרמת שלמות.
עבודה שיטתית כזו מסייעת לנו, כי בד"כ הזמן נוטה להישאב על-ידי גזלני זמן ובלת"מים ואנו נותרים עם הרבה פחות מהזמן שחשבנו שעומד לראשותנו לביצוע המשימות. אז במקום לבכות על הזמן שאבד, בואו נמקד את המשאבים במשימות המרכזיות, ובזמן שישאר בטוח נמצא מה לעשות... היות שהזמן הוא המשאב היחיד שחולק לכולנו באופן שווה, מי שמיטיב לנצלו כהלכה, מתבלט ומצליח!
