|
האם תוכנית הציות של התאגיד אפקטיבית?
|
|
|
תוכנית הציות צריכה לכלול מסר ברור לפיו התנהלות פסולה אינה נסבלת, אלא האם המדיניות והנהלים שנקבעו (החל ממטלות ציות ועד תוכניות הכשרה, למערכות תמריצים ומשמעת) מבטיחים כי תוכנית הציות משולבת היטב בפעילות החברה.
- הערכת סיכונים – בחינת הדרך בה החברה זיהתה, העריכה והגדירה את פרופיל הסיכון שלה ועד כמה תוכנית הציות שלה מקדישה משאבים לבחינת כלל הסיכונים אליהן החברה חשופה.
- תהליך ניהול סיכונים – בחינת המתודולוגיה בה החברה עושה שימוש לזיהוי, ניתוח וצמצום סיכונים. מידע שהחברה אספה והשתמשה כדי לאתר חריגות והתנהלות פסולה, וכיצד הדבר משולב בתוכנית הציות של החברה
- הקצאת משאבים המותאמת לסיכון - האם המשאבים שהתאגיד מקצה לטובת ניהול סיכונים הולם את היקף חשיפת הארגון לסיכונים
- עידכונים ושינויים - האם הארגון מבצע הערכת הסיכון באופן שוטף ומעדכן בהתאם את תוכנית הציות.
- הפקת לקחים – האם החברה מקיימת תהליך מעקב אחר הסיכונים אליהם הארגון חשוף לרבות בחברות אחרות הפועלות באותו ענף ו/או אזור גאוגרפי.
- מדיניות ונהלים - תוכנית ציות המתוכננת היטב כוללת מדיניות ונהלים המבטחים צמצום הסיכונים שזוהו כגון האם יש לתאגיד קוד אתי, שנגיש לכל העובדים, המפרט בין היתר את המחויבות של החברה לעמידה מלאה בחוקים הפדרליים הרלוונטיים.
- תכנון – כיצד החברה מעצבת ומיישמת נהלים ומדיניות חדשה, וכיצד היא מעדכנת מסמכים אלה והאם התהליך הזה משתנה עם הזמן? ומי מעורב בתכנון מדיניות ונהלים?
- מקיף – מהו היקף המאמצים בהם נקטה החברה כדי לפקח וליישם מדיניות ונהלים שנועדו לצמצם סיכונים.
- נגישות - האם המדיניות ונהלי החברה הפוצו לכל עובדים וצדדים שלישיים רלוונטיים.
- אחריות לשילוב תפעולי – האם הגורם האחראי ליישום מדיניות ונהלים בחברה הוא בעל מעמד המתאים לכך.
- הבנת העובדים את המדיניות – באילו דרכים נקט הארגון כדי להבטיח את הציות למדיניות ולנהלים, והאם הדבר נבחן באמצעות מערכת הבקרה הפנימית של החברה
- שומרי סף – האם התאגיד מקיים הדרכות לעובדי מפתח בתהליכי הבקרה? והאם שומרי סף הללו יודעים לזהות דגלים אדומים והתנהגויות לא ראויות?
- הכשרה והפצת מידע – האם ננקטו צעדים הולמים כדי להבטיח שמדיניות ונהלים שולבו בארגון, כולל הכשרה תקופתית והסמכה לכל הדירקטורים, נושאי המשרה, עובדים רלוונטיים, ובמידת הצורך הסוכנים ושותפים עסקיים.
- הדרכה מבוססת סיכונים - האם הכשרות שביצעה החברה לעובדים מתאימים לרמת הסיכון הקיימת בארגון?
- צורה / תוכן / יעילות ההדרכה - אם ההכשרות מבוצעות באופן ובשפה המתאימה לעובדים? האם ההדרכה כוללת התייחסות לקחים שנלמדו מאירועי ציות קודמים? וכיצד החברה מודדת את יעילות ההדרכה?
- דיווח על התנהגות פסולה - כיצד הבהירה ההנהלה לעובדים את עמדת החברה לגבי התנהלות לא הולמת? כיצד נהגה החברה בדיווחים על מקרי אי-ציות למדיניות ונהלי החברה (למשל טיפול במידע אנונימיים על התנהגות לא הולמת)?
- זמינות ההדרכה - מהם המשאבים שהעמידה החברה כדי להפיץ ולהטמיע הנחיות הנוגעות למדיניות הציות? מהם הצעדים שנקטה החברה כדי להעריך האם עובדיה יודעים מתי לפנות לייעוץ והאם הם יהיו מוכנים לעשות?
- מבנה של דיווח חסוי והליכי חקירה - סימן היכר נוסף של תוכנית ציות אפקטיבית הוא קיומו של מנגנון מהימן לדיווח באופן אנונימי או חסוי על הפרת קוד אתי, מדיניות החברה, או חשד להתנהגות פסולה. דהיינו האם הארגון הקים מנגנוני ממשל תאגידי שיכולים לזהות ולמנוע התנהלות פסולה ולדווח עליה?
- יעילות מנגנון הדיווח - האם יש לחברה מנגנון דיווח אנונימי, ואם לא, מדוע לא? איך מידע על-אודות מנגנון הדיווח פורסם לעובדי החברה ולצדדים שלישיים אחרים? האם נעשה בו שימוש? והאם החברה נוקטת באמצעים כדי לבדוק האם העובדים מודעים למוקד ומרגישים בנוח להשתמש בו?
- חקירות מקיפות על-ידי עובדים מוסמכים - איך החברה קובעת אילו תלונות או דגלים אדומים ראויים לחקירה נוספת? באילו צעדים עושה החברה נוקטת בכדי להבטיח שהחקירות יהיו עצמאיות, אובייקטיביות, ומתועדות כראוי?
- תגובת חקירה - האם לחברה יש תהליך לניטור התוצאות של חקירות והבטחת אחריות על התגובה לממצאים כלשהם או המלצות?
- משאבים ומעקב אחר תוצאות - האם מנגנוני הדיווח והחקירה ממומן מספיק? האם החברה מנתחת מעת לעת את הדוחות או ממצאי החקירה כדי ללמוד על דפוסי התנהלות לא ראויה או חולשות ציות אחרות? והאם החברה בודקת מעת לעת את יעילותה קו החם והאמצעים הנוספים?
- ניהול סיכוני צד ג' - תוכנית ציות צריכה להחיל בדיקת נאותות גם על סיכוני צד ג'. התובע צריך ללמוד האם החברה התייחסה בתנאי ההתקשרות לנושאים אלה והאם אמצעים אלה בכוחם לצמצם את הסיכונים.
- תהליכים משולבים מבוססי-סיכונים - האם ניהול סיכוני צד ג' של החברה מתאים לאופי ולרמת הסיכון שזוהתה על-ידי החברה? כיצד הארגון שילב בניתוח סיכונים זה את תהליכי רכש וניהול ספקים?
- בקרות - האם צדדים שלישיים היו מעורבים בהתנהגות לא הולמת, ומה היה הרציונל העסקי לשימוש באותם צדדים שלישיים, והאם הבקרות בתהליך יעילות?
- ניהול מערכות יחסים - כיצד בחנה וניתחה את החברה את נוסחת הפיצויים ותמריצים לצדדים שלישיים ביחס לסיכוני הפרת חוזה? האם יש לחברה זכות לפקח/לבקר את התנהלות צד ג', וכיצד היא מנהלת סיכונים אלה?
- צעדים נגד קבלנים - האם החברה עוקבת אחר דגלים אדומים שזוהו בצד ג' בבדיקות נאותות, והאם היא נוקטת בצעדים מתאימים?
- מיזוגים ורכישות (M&A) - תוכנית ציות צריכה לכלול בדיקת נאותות על הליכי רכישות ומיזוגים, סיכונים היכולים לגרום לפגיעה ברווחיות העסק, במוניטין וכן סיכון לאחריות אזרחית ופלילית.
- תהליך בדיקת נאותות (Due Diligence) - האם החברה ערכה בדיקת נאותות לפני הרכישה, ואם לא, מדוע לא? האם החברה זיהתה התנהגות לא הולמת או הסיכון להתנהגות שכזה במהלך בדיקת נאותות? מי ערך את סקירת הסיכונים עבור החברה ואיך זה נעשה? מה כללה בדיקת נאותות?
- שילוב בתהליך M&A - כיצד שולבה, אם בכלל, פונקציית הציות בתהליך המיזוג/הרכישה?
- חיבור גילוי נאות ליישום - כיצד פעלה החברה ליישום המדיניות ונהלי הציות וכיצד היא ערכה ביקורת לאחר שהרכישה/מיזוג בוצע?
|
|
"האם תוכנית הציות מיושמת ברצינות ובתום לב?" במילים אחרות, האם התוכנית אפקטיבית?
|
|
|
אפילו תוכנית ציות הטובה ביותר תהיה לא אפקטיבית אם היישום שלה יהיה רופף או שהחברה לא תקצה לכך משאבים מספקים. התובעים מונחים לבדוק באופן ספציפי אם תוכנית ציות היא "תוכנית נייר" או כזו שמיושמת ברציניות.
- מחויבות של הנהלה בכירה ובינונית - מעבר לתוכנית ציות, מדיניות ונהלים, החברה נדרשת ליצור ולטפח תרבות ציות ועמידה בחוק בכל רמות החברה. האפקטיביות של תוכנית ציות דורשת מחויבות ברמה גבוהה של החברה כדי להבטיח יישום של תרבות הציות בארגון. התובעים צריכים לבחון אם כן עד כמה ההנהלה הבכירה ניסחה בבירור את הסטנדרטים האתיים של החברה, העבירה והפיצה אותם בבהירות ובאופן חד-משמעי, ועד כמה הם הפגינו דבקות קפדנית בהוראות.
- התנהלות בצמרת - כיצד הנהלה הבכירה, באמצעות דבריהם ומעשיהם, מעודדת ציות? אילו פעולות קונקרטיות נקטה ההנהלה כדי לתמוך במאמצי הציות?
- התחייבות משותפת - אילו פעולות נקטה הנהלה עם בעלי עניין כדי להוכיח את מחויבותם לציות או אנשי ציות?
- פיקוח - איזו מומחיות בתחום הציות יש לדירקטוריון?
- אוטונומיה ומשאבים - יישום אפקטיבי של תוכנית ציות מחייב שאלה המופקדים על הניטור היום יומי של תוכנית הציות להיות בעלי סמכות ומעמד מתאימים. תובעים צריכים להעריך כיצד בנויה תוכנית הציות, והאם כוח האדם והמשאבים ביחידת הציות יש: (1) ותק מספיק; (2) משאבים מספקים; (3) אוטונומיה מספקת מההנהלה, כגון גישה ישירה לדירקטוריון או לוועדת הביקורת של הדירקטוריון.
- מבנה ארגוני- היכן בתוך החברה נמצאת פונקציית הציות (למשל, בתוך המחלקה המשפטית, במסגרת תפקיד עסקי, או כפונקציה עצמאית) למי היא מדווחת (למנכ"ל ו / או לדירקטוריון)? מי מנהל אותה (מנהל ציות ראשי או אחר מנהל אחר בחברה), והאם לאותו אדם יש תפקידים אחרים בתוך החברה?
- ותק ומעמד - כיצד תפקוד הציות משתווה לפונקציות אסטרטגיות בחברה מבחינת מעמד, רמות תגמול, דרגה, אחריות, דיווח, משאבים וגישה למקבלי החלטות מרכזיים? מהו שיעור התחלופה של עובדים ביחידת הציות? איזה תפקיד מילאה יחידת הציות באסטרטגיה ובניהול הסיכונים של החברה? כיצד הגיבה החברה למקרים ספציפיים שבהם הציות העלה חששות (האם היו עסקות או עסקות שהופסקו, שונו, או נבדק עוד יותר כתוצאה מחשש לציות)?
- ניסיון וכישורים - האם לאנשי הציות והבקרה יש את ניסיון וכישורים מתאימים לתפקידיהם ולאחריותם?
- מימון ומשאבים - האם היה מספיק כוח אדם לאנשי ציות לבצע ביקורת, תיעוד, ניתוח ופעולה על-פי תוצאות הציות באופן יעיל
- אוטונומיה - האם פונקציות הציות והבקרה מדווחות באופן ישיר לדירקטוריון ו/או בוועדת הביקורת?
- מיקור חוץ - האם החברה הוציאה את פונקציית הציות, כולה או חלקה, למשרד חיצוני או ליועץ? ואם כן, כיצד זה משפיע על אפקטיביות של פונקציה זו?
- תמריצים ואמצעי משמעת - סימן היכר נוסף ליישום אפקטיבי של תוכנית ציות הוא קביעת תמריצים לציות ומניעות לאי ציות. על תובעים להעריך האם קיימים הליכים משמעתיים ברורים, אוכפת אותם באופן עקבי ברחבי הארגון, ומוודא שהנהלים תואמים את זה ההפרות.
- תהליך משאבי אנוש - מי משתתף בקבלת החלטות בנושא משמעת, והאם התהליך שונה כאשר מדובר במנהלים?
- יישום עקבי - האם פעולות משמעת ותמריצים מיושמים באופן עקבי ברחבי הארגון? האם פונקציית הציות מפקחת על חקירות משמעת?
- מערכת תמריצים - האם החברה שקלה את ההשלכות של התמריצים והתגמולים שלה על ציות? כיצד החברה מעודדת ציות ואתית?
|
|
"האם תוכנית הציות של התאגיד עובדת" בפועל?
|
|
|
התובעים נדרשים להעריך את הלימותה ויעילותה של תוכנית הציות בזמן נקיטת צעדים בטיפול בעבירה, כמו גם בהרשעה, כאשר אירועי הפרת חוק יראו כמדד לבחינת אפקטיביות תוכנית הציות. בהערכת האם תוכנית הציות של החברה הייתה אפקטיבית בזמן התוכנית התנהגות לא נאותה, צריכים התובעים לשקול האם וכיצד זוהתה ההתנהגות הפסולה, מה היו המקורות לחקירת החשד להתנהגות פסולה, ואת האופי והיסודיות במאמצי התיקון של החברה.
- שיפור מתמיד, בדיקות תקופתיות וביקורת - סימן היכר אחד של תוכנית ציות יעילה הוא יכולתה להשתפר ולהתפתח. על התובעים לשקול אם החברה נקטה במאמצים משמעותיים לקבוע בקרות כדי בחון את תוכנית הציות שלה ולוודא שהיא רלוונטית.
- ביקורת פנימית – האם תוכנית הציות מבוקרת, ובאיזו תדירות מבצעת ביקורת פנימית על הערכות בסיכון והאם תוצאותיה מדווחת להנהלה ולדירקטוריון באופן קבוע?
- Control Testing- איזו בדיקת בקרות, איסוף וניתוח נתוני ציות, וראיונות עובדים ועם צד ג' החברה מקיימת? וכיצד תוצאות הבדיקות הללו מדווחות וכיצד מתקיים בנושא מעקב?
- עידכונים מתפתחים - באיזו תדירות החברה מעדכנת את הערכות הסיכון שלה ובוחנת את מדיניות הציות, הנהלים והנהלים שלה?
- תרבות הציות - באיזו תדירות וכיצד החברה מודדת את תרבות של הציות? האם החברה בוחנת פידבקים מהעובדים בכל הרמות כדי לדעת להעריך את מחויבותם לתוכנית הציות? אילו צעדים נקטה החברה בתגובה למדידה שלה תרבות הציות
- חקירת התנהלות לא נכונה - סימן היכר נוסף של תוכנית ציות הפועלת ביעילות היא קיומה של מנגנון מתפקד וממומן כראוי למתוזמנים ויסודיים חקירות כל טענה או חשד להתנהגות בלתי הולמת של החברה, עובדיה או סוכנים. למבנה חקירות יעיל יהיה גם אמצעי מבוסס לתיעוד תגובת החברה, כולל נקיטת אמצעי משמעת או תיקון.
- חקירה מקיפה על-ידי עובדים מוסמכים – האם החברה אפשרה ביצוע חקירות עצמאיות, אובייקטיביות מתועדות?
- תגובה לחקירות - החברה זיהתה את סיבות השורש, את הפגיעה במערכת, את השתמטות מאחריות, כולל בקרב מנהלים בכירים? כיצד מגיבים לממצאי חקירה? ואיזה דרג עוסק בכך?
- ניתוח ותיקון כל התנהלות שגויה בבסיס - לבסוף, סימן ההיכר של תוכנית ציות הפועלת ביעילות הוא עד כמה חברה מסוגלת לבצע ניתוח גורם שורשי מתחשב של התנהלות לא נכונה ולתקן בזמן ובמתאים בכדי לטפל בסיבות הבסיסיות.
- ניתוח גורמי שורש - מהו ניתוח הסיבה הבסיסית של החברה להתנהגות שגויה מדובר? האם זוהו בעיות מערכתיות? במי בחברה היה מעורב ביצוע הניתוח?
- חולשות קודמות - אילו בקרות כשלו? האם המדיניות או נהלים אסרו את ההתנהגות הפסולה, אם היו מיושמים ביעילות?
- מערכות תשלום - כיצד מומנה ההתנהגות הפסולה המדוברת (למשל, רכישה הזמנות, החזרי עובדים, הנחות, מזומנים קטנים)? ואילו תהליכים יכלו למנוע או לאתר תנועות חשודות במערכת הכספית.
- ניהול ספקים – (אם הספקים היו מעורבים בהתנהגות פסולה) מה היה תהליך לבחירת ספק והאם הספק עבר תהליך זה?
- אינדיקציות קודמות - האם היו הזדמנויות קודמות לאתר את ההתנהגות הפסולה בשאלה, כגון דוחות ביקורת המזהים כשלים או טענות בקרה רלוונטיים, תלונות, או חקירות?
- תיקון - אילו שינויים ספציפיים ביצעה החברה כדי להפחית את הסיכון לכך אותן בעיות או דומות לא יתרחשו בעתיד?
- אחריותיות - באילו פעולות נקטה החברה בתגובה להתנהגות לא הולמות והאם העיצומים הוטלו במועדן? האם מנהלים נטלו אחריות בגין התנהלות פסולה שהתרחשה בפיקוחם?
חברות וארגונים יכולים, וחברות דואליות חייבות, ללמוד מהנחיה זו שהובאה כאן בשלמותה, המיועדת כאמור לפרקליטים ב DOJ, כיצד יש לבחון את מערך הציות בארגון. ללא ספק מדובר במסמך חובה הן לקציני הציות והן להנהלות המחויבות לאור חובת הזהירות והוראות הרגולציה לצמצם את חשיפתם לסיכוני ציות.
|
|
