לעיתים רבות עובדים נוטים לבחור בדרך הקלה ולא להגדיל ראש במשימותיהם. להטיל את האחריות וקבלת ההחלטות על המנהל בלבד. אך לא זו צורת העבודה האופציונאלית. מנהל שרוצה לעבוד בצורה מסודרת ויעילה חייב לדאוג שקווי התקשורת שלו יהיו פתוחים, ולוודא שלא כל נתון מיותר ולא חשוב מגיע אליו לידיעה או לאישור.
אחד מתפקידיו של מנהל הוא להוות טרמינל לאישור פעולות מוצלחות ולא דרך לפתרון בעיות, במידה ואתה כמנהל משמש כערוץ לפתרון בעיות ולא כטרמינל שמתקשר לגבי תוצאות, אינך משמש כמנהל אלא כעובד.
על כל עובד לקחת את מלוא האחריות לתחום עליו הוא מופקד. במידה ומנהל מוצא עצמו במצב בו הוא נאלץ למצוא יותר פתרונות לבעיות מאשר לתת אישור לפעולות מוצלחות, אזי הוא נמצא באחד משני מצבים:
מצב א'- העובד שכפוף לו הוא עובד שאינו מסוגל לקחת אחריות ולקבל החלטות.
מצב ב'- קווי התקשורת שלו כמעביד מול עובד אינם טובים. התקשורת ביניכם לא עובדת בצורה בה היא אמורה לעבוד.
לשני מצבים אלו תוצאה ישירה אחת וחשובה - אתה כמנהל מוצא את עצמך מתעסק יום יום בפתרון בעיות קטנות אשר יכלו להיפתר בקלות אילו רק עובדיך היו מגדילים ראש.
עבודתו של מנהל אינה לכבות שריפות אלא לאשר ולעודד הצלחות. לפעול למען צמיחת הארגון תוך פיקוח צר על עבודה שוטפת של החברים בו.
מחקרים הראו ומצאו כי מנהל זקוק למעשה לארבעה סוגים של תקשורות מהעובדים שלו ואותם אפרט:
1. מידע
2. מינויים ופיטורין של כוח אדם
3. עניינים פיננסיים
4. וידועים - הכוונה היא לקבלת אישור מהעובד על הבנתן וביצוען של הנחיות המנהל
מידע:
כל עובד יכול, ואפילו צריך, לנקוט בפעולות למען העסק - רווחיותו וצמיחתו. אך מחובתו לעדכן בסיום הפעולה בין אם הייתה מוצלחת ובין אם לא את המנהל. כאשר עובד בעסק עושה דבר מה בעל חשיבות, עליו תמיד ליידע את המנהל לאחר מעשה.
בדומה, מנהל צריך לספר לאנשים מהן שאיפותיו ותוכניותיו, וכאשר הוא עושה דבר מה בעל חשיבות כלשהי לאחרים עליו לעדכן את עובדיו.
מינויים ופיטורין:
העסקת אנשים ופיטורין מתפקידים שוליים במחלקה, אשר מתבצעים על-ידי אנשים המאושרים לכך, צריכים תמיד להיות בכפוף לאישור, לפחות לאחר מעשה.
מינויים ופיטורין חשובים של אנשי מפתח חייבים לקבל את אישורו של מנהל בכיר טרם מעשה, ויש לנקוט פעולה רק מכוח סמכותו של המנהל הבכיר.
ענייני כספים:
מידע פיננסי עקבי וסמכות לשינויים ולהוצאות הון, הם מענייניו של מנהל. תכנון פיננסי רגיל ופעולות שגרתיות עדיף שיטופלו באופן מקומי על-ידי אחראי הכספים בחברה, אך עניינים פיננסיים משמעותיים או הוצאות הון גדולות, הם בהחלט דברים שקורים רק תחת אישורו של מנהל העסק.
מנהל צריך להיות בשליטה מלאה על כל הוצאה או הכנסה חריגה של כספים לעסק. בנוסף חייב להיות בידיו כל המידע הדרוש כדי לדעת בכל רגע נתון מה קורה עם כל לקוח ולקוח ואלו פעולות ננקטו או אמורות להינקט עבורו.
אלו סוגי התקשורות שאתה כמנהל צריך לשמור ולקיים.
כאשר הבעיות מגיעות אליך בתדירות גבוהה ראה זאת כסימן מובהק לכך שמישהו לא מבצע את עבודתו כראוי.
על כל בית עסק להיות מורכב מתפקידים ספציפיים ותחומי אחריות ברורים על-מנת שיהיה סדר וכל תחום יקבל את הטיפול המקצועי המקסימלי.
האצלת סמכויות נכונה היא מילת המפתח להצלחתו של ארגון. על כן חשוב להרכיב צוות מנצח שיוכל לעמוד בסמכויות אלו ולהעצימם.
חשוב מאוד לזכור שזמנך כמנהל חשוב לצמיחה של העסק ולא לעיכובו.